V dnešní části seriálu o investicích do IT oddělení se zaměříme na otázku: jaké přínosy mají peníze investované do IT vlastně mít. Jinými slovy - jaký je vlastně úkol tohoto oddělení v současnosti?
První část seriálu naleznete zde.
Nová role IT
V řadě společností je IT chápáno pouze jako správce uživatelských PC, hlavního podnikového systému, sítě a serverů. Uživatelé však zpravidla požadují mnohem více: systémy pro správu klientského portfolia, produktové databáze, publikační systémy pro WWW, datové sklady a mnoho dalšího. Ty do podnikového života vstupují formou inovací, přicházejících z různých stran, tzn. tlakem dodavatelů, klientů, zadání od top managementu. Úkolem IT oddělení je fungovat jako technologický garant zavádění těchto inovací. Musí tedy aktivně spolupracovat s jejich iniciátory a podílet se na porovnání přínosů a nákladů zavádění těchto systémů.
Často se v praxi setkáváme s tím, že se IT oddělení staví k podobným aktivitám pasivně nebo vyloženě nepřátelsky. Zpravidla se tak brání tomu, aby ke stávající odpovědnosti přibralo nový systém, který si vymyslelo jiné oddělení a o jehož důležitosti není šéf IT přesvědčen. Dochází pak k velmi kuriózním situacím, kdy si celý systém spravuje zmiňované jiné oddělení samo. Lidé z marketingu pak řeší problémy správy domén pro WWW server nebo zajišťují nákup diskových polí pro podnikový portál.
Role IT při změnách firemních procesů
V optimálním případě by však naopak IT oddělení mělo být tím, kdo procesní změny iniciuje. Vyplývá to z překotného rozvoje informačních technologií, kterým pracovníci tohoto oddělení rozumí nejlépe. Ohlédněme-li se do nedávné minulosti, nalezneme řadu příkladů, kdy právě pokroky v IT posunuly organizace výrazně vpřed.
• Datové sklady a replikace dat umožnily zcela změnit způsob zpracování informací. Data již nejsou jen někde a někdy. Jsou k dispozici každému, kdo je aktuálně potřebuje, nezávisle na pobočce, kde pracuje.
• Vývoj znalostních bází a expertních systémů umožnil vykonávat některé vysoce specializované činnosti méně kvalifikovanějšími pracovníky a umožnil tak vyšší zastupitelnost zdrojů.
• Rozvoj síťových technologií umožnil do té doby nepředstavitelně úzkou spolupráci poboček a využití výhod decentralizace podniku.
• Rozvoj internetu a konvergence hlasových a datových služeb umožnily komunikovat se zákazníky zcela novým způsobem.
Podobných příkladů lze uvést více. Smyslem článku však není výčet technických inovací. Spíše nabízíme úvahu, jakou roli má hrát IT oddělení ve fázi zavádění inovativních změn do podnikového života.
Dovolím si tvrdit, že bez aktivní spolupráce IT je nemožné efektivně měnit klíčové procesy organizace. Jen velmi málo takovýchto změn lze realizovat bez informačních technologií a i v těchto několika málo případech by zapojení IT lidí do přípravy návrhu fungování procesů mohlo přinést nové, zajímavé myšlenky a nápady.
Vynechání konzultace s IT v průběhu návrhu nového procesu nebo změny procesu stávajícího vede téměř vždy ke špatným výsledkům:
• Proces a jeho provádění se navrhne neefektivně. Nevezmou se v úvahu nové technologické možnosti.
• Nedořeší se napojení na jiné firemní procesy, nebo toto napojení drhne. IT lidé jsou schopni pokládat nepříjemné otázky typu: jak najdeme výsledky této zprávy? Skutečně je dobré posílat tento prováděcí protokol emailem? apod.
• Pro podporu navrhovaného procesu je vybrán nástroj, který je obtížně administrovatelný, lze jej jen obtížně integrovat do stávající IT infrastruktury, nebo má jiné vady, které z něj během krátké doby udělají kandidáta na výměnu.
Má-li IT oddělení fungovat jako významný konzultační partner při procesních změnách, klade to pochopitelně značné nároky na jeho vedení a pracovníky. Ti v prvé ředě musejí velmi dobře rozumět fungování procesů v podniku, nejen v rámci jejich oddělení, ale i mimo něj. Musejí chápat, jakým způsobem ovlivní výkonnost zkoumaných procesů úspěch celé společnosti, a musejí znát, alespoň rámcově, teorii procesního řízení a modelování.
Zde je důležité podotknout, že totéž je nutné zajistit i při zavádění nových aplikací ve spolupráci s externí firmou, nebo při jejich outsorcingu. Pokud se zaváděná aplikace jakkoliv týká firemních procesů, musí dodavatelská firma velmi dobře tyto procesy pochopit a navrhovat systém s ohledem na jejich existenci, případně spolupracovat na návrhu jejich změny.
V ideálním případě je IT oddělení nejen partnerem při procesních změnách a zavádění inovací, ale je iniciátorem podobných návrhů. Vyžaduje to, aby se pracovníci IT, při setkání s novými technologickými inovacemi, ptali: “Jak by tato věc mohla pomoci něčemu, co někdo v podniku dělá?“. V případě, že existuje takováto potenciální možnost, je na IT managerovi, aby ji propagoval výše, k lidem spravujícím procesy, kterých se to týká.
Je nasnadě, že podobný přístup nelze očekávat od IT managera, který díky nedostatku lidských a finančních zdrojů jen stěží zabezpečuje základní fungování PC a sítě. Management každé firmy by si měl uvědomit, že v moderní informační společnosti, se rozpočtová investice do IT oddělení pozitivně promítne na zcela nečekaných místech.
Role IT jako aplikačního správce
Zavádění systémů do různých podnikových procesů vede k nasazování čím dál složitějších aplikací do firemního intranetu. Obecně lze říci, že se odpovědnost IT posouvá na stále vyšší úroveň. Původně se jednalo jen o úroveň HW a sítě. Postupně s rozvojem data warehouse přibyla odpovědnost za ukládání dat. Se vzrůstající komplexitou aplikací se pak logicky musí stát i jejich správcem a provozovatelem.
Damoklovým mečem, jenž visí nad hlavou každého IT managera, je nutnost jednotlivé aplikace mezi sebou propojit. Zpravidla je nutné minimálně sdílet některé informace v rámci společnosti. V mnoha firmách si však nutnost snižování výrobního cyklu a další faktory vynutily skutečně úzkou spolupráci téměř všech firemních systémů v reálném čase. Dosažení tohoto cíle je bez kvalitního plánování a analýzy téměř nemožné.
IT musí tedy v dostatečném předstihu vytvořit dlouhodobější koncepci, podle které jsou jednotlivé systémy integrovány. Netřeba zdůrazňovat, že tato koncepce musí vycházet z obchodní strategie společnosti, plánů jejího rozvoje a jiných strategických informací.
Shrnutí
Aby IT oddělení nebylo pouze rozpočtovou černou dírou, je nutné zamyslet se nad přínosy, které od něj top management očekává. Zamyšlení nad úkoly IT z hlediska firemních procesů a integrace aplikací může pomoci k rozhodnutím o racionálních investicích do IT oddělení.
• Ideální IT oddělení se nestaví proti novým změnám, nejprve na nich aktivně spolupracuje a ve výsledku je samo iniciuje. Má k tomu výborné předpoklady, neboť je v nejužším kontaktu s moderními technologiemi, jež umožňují měnit ráz fungování podnikových procesů.
• IT se musí spolupodílet na všech projektech podniku, které vedou ke změnám procesů nebo k zavedení nového systému pro podporu některých procesů. K tomu musí být vybaveno prostředky a kompetencemi.
• Měla by existovat motivace pro aktivní iniciování procesních změn IT oddělením (což platí obecně pro celou firmu.)
• Investujte do projektů zajišťujících integraci podnikových aplikací na koncepční úrovni. Pokud bude rozvoj IT systémů společnosti probíhat podle dobře promyšlené koncepce nad stabilní aplikační platformou, budou náklady na integraci jednotlivých systémů řádově nižší.
V příštím díle se podíváme na konkrétní příklad. Jakým způsobem postupovat, pokud se technologickou inovaci rozhodneme uvést v život? Jaké jsou metodiky, podle jakých parametrů posuzovat jednotlivé možnosti?
Autor pracuje jako Senior Business Consultant ve společnosti Et netera, dodávající e-business řešení.
