Klávesové zkratky na tomto webu - základní­
Přeskočit hlavičku portálu


Jak vybrat vhodný informační systém? (Efektivní využívání prostředků v IT odděleních – 3. část)

aktualizováno 
Problém: selhává komunikace mezi tím, kdo úkoly zadává, a těmi, kdo je mají plnit. Jak lze ke stejnému problému přistupovat ve firmách různé velikosti?
V minulých dílech našeho seriálu jsme se věnovali funkci IT oddělení a jejich rolím. V tomto díle se pokusím nastínit možné postupy pro řešení konkrétního problému.

Na následujícím příkladu si ukážeme, jak lze ke stejnému problému přistupovat ve firmách různé velikosti. Předem upozorňuji, že se jedná o modelový příklad, je jisté, že se v různých firmách bude řešit různými způsoby, které jsou závislé na způsobu řízení daných firem.

Problém: selhává komunikace mezi tím, kdo úkoly zadává, a těmi, kdo je mají plnit.

Tento problém, který trápí prakticky každou firmu, není záležitostí pouze IT jako takového. Nicméně může posloužit jako příklad toho, jak se s ním pomocí IT vypořádat

Příklad: Na konci roku rozesílá marketingové oddělení PF zákazníkům.

Zadání: Připravit seznam zákazníků pro rozeslání PF.

Problém: Je konec prosince, PF nejsou rozeslané, všechno se honí na poslední chvíli, zjišťuje se, kde nastal problém, selhala komunikace.

Procesy, jakými se podobné úkoly zadávají, jsou pochopitelně v každé firmě jiné. Počínaje letmým rozhovorem na chodbě "...víš o tom, že bude konec roku? Bylo by dobré rozeslat péefka..." a konče sofistikovaným zadáním v interním informačním systému s přesnou definicí odpovědností, termínů a dalších náležitostí. Ve spoustě případů jsou však problémy výše uvedeného typu způsobené pouze tím, že zadání nebylo zcela důsledné. Jednoduše řečeno: ano, na chodbě lze sdělit informaci o tom, že se mají udělat PFka, ale následně musí být toto zadání formalizováno.  

Formalizace
Formalizace je jedním ze základních předpokladů úspěchu jakéhokoliv procesu. Musí být jasně definováno, jak uvedený proces funguje, tj.

• jaké jsou fáze procesu
• kdo je za jednotlivé fáze odpovědný
• jaké jsou vstupní předpoklady dané fáze
• jaké jsou výstupy dané fáze
• jak na sebe jednotlivé fáze navazují
 

První investicí do IT by tedy mělo být přesné popsání stávajících procesů a jejich ideálního průběhu.

V tomto konkrétním příkladu je pěkným způsobem formalizace SMART zadání (tj. Specifické, Měřitelné, Akceptovatelné, Reálné a Termínované). V našem případě:

Datum:
 1.12.2003
 
Od:
 Marketingový ředitel
 
Pro:
 Support
 
Co:
 Vyexportovat databázi zákazníků do formátu MS Excel. Požadované údaje jsou: titul, jméno, příjmení, firma, funkce, ulice, město, PSČ, obrat v roce 2003. Výstup uložit do \\office\marketing\pf2004\adresy.xls
 
Termín:
 10.12.2003
 
Návaznosti:
 Obchodní oddělení - kontrola seznamu
 
Nyní máme tedy zadání formalizované. Všichni vědí, co se má udělat, kdo to má udělat, jak a kdy to má odevzdat a kdo to má zkontrolovat. V pracovní skupině, která problém analyzovala, byli vedoucí všech zainteresovaných oddělení a všichni dospěli ke shodě. Nyní je na IT manažerovi, aby se pokusil zavést technologickou inovaci, která by formalizaci zadávání úkolů a následnou kontrolu plnění zefektivnila. Tato inovace se může podle velikosti firmy poměrně podstatně lišit.

"Rodinná" či malá firma

Předpokládejme pro zjednodušení, že jsme na začátku, máme malou firmu o několika málo lidech a jediný způsob zadávání úkolů funguje ústně, popř. neformálními e-maily či vzkazy na nástěnce. Malá firma s největší pravděpodobností nezaměstnává žádného IT manažera, všichni sdílí společné know-how. Také s největší pravděpodobností nebude chtít investovat do drahých řešení (ať už externí analýza či nákup informačního systému). Vhodnou investicí se tedy jeví využití již stávajících prostředků, které firma vlastní a používá, jako např.:

• strukturované e-maily s doručenkami, popř. s automatickým generováním úkolů z došlých mailů
• využití nástrojů kancelářského software (formuláře či seznamy úkolů) a odpovídající adresářová struktura
• předtištěné formuláře pro ruční vyplňování 

V menší firmě by skutečně mohlo stačit jen popsat či formalizovat pravidla a dodržovat je, popř. jej podpořit stávajícím kancelářským softwarem.

Středně velká a velká firma

S rostoucí velikostí firmy už takové řešení ale nestačí a je nutno přistoupit k dalším krokům. Existuje několik možností, jak postupovat (opět připomínám, že prvním nezbytným krokem je problém dobře popsat).

• upravit (popř. rozšířit) stávající informační systém o nové funkce
• nasadit nový informační systém  

V obou výše zmíněných případech je opět několik možností, jak dospět k výsledku:

• vlastními prostředky (tj. např. použitím vlastních programátorů)
• implementací systému "na zakázku" třetí stranou
• nalezením vhodného open-source řešení (či takového, které je z finančního pohledu "téměř" zdarma)
• zakoupením hotového komerčního řešení
 

Pokusím se teď sumarizovat výhody a nevýhody jednotlivých variant řešení:

Vlastními prostředky
Tento způsob je asi nejlákavější variantou pro firmy, které disponují programátorskou kapacitou. "Napíšeme si to sami, to bude nejlepší, ušetříme a bude to přesně podle toho, co potřebujeme". Existuje řada příkladů, kde se to takto skutečně povedlo, bohužel ale existuje i řada jiných, kde to tak docela neplatí. Zřejmě největším problémem je určit, co firmu taková varianta bude stát či stála.

Výhody:

• aplikace je ušita přesně na míru požadavkům
• možnost implementovat podporu i pro funkce, které budou realizovány až v některé pozdější fázi
• případné změny je opět možno realizovat vlastními prostředky
• téměř okamžitý support

Nevýhody:

• klasické problémy "kovářovy kobyly", tj. např. ne zcela dotažená aplikace (tlak na to, aby se aplikace začala používat co nejdřív, může "zakrnět" na úrovni pilotního provozu)
• rozsah nabízených funkcí je většinou menší než u "krabicového" softwaru
• není dostatečná dokumentace
• nebyla dobře zhotovená (nebo nebyla dokonce udělaná vůbec) prvotní analýza
• většinou není možno přesně stanovit (nebo dodržet) náklady na realizaci a provoz


Doporučené postupy:

• udělat předem řádnou analýzu (ve stejném nebo obdobném rozsahu, jako kdybyste řešení  problému zadávali třetí straně)
• předem stanovit rozpočet, termíny a přidělit zdroje
• důsledně a průběžně kontrolovat postup prací a trvat na dodržování běžných procesů
• v rámci SW firmy se jeví jako ideální vést interní projekt se všemi náležitostmi, jako by se jednalo o projekt pro běžného zákazníka

Implementace systému "na zakázku" třetí stranou
Tato varianta je velmi podobná vlastnímu vývoji s tím rozdílem, že vlastní realizace je zadána třetí firmě. Hlavní výhodou takového řešení je to, že se dostávají plně pod kontrolu náklady a eliminují se problémy "kovářovy kobyly".  

Výhody:

• aplikace je ušita přesně na míru požadavkům
• garantovaná technická podpora (často za příplatek)
• cenu je možné přizpůsobit finančním možnostem firmy

Nevýhody:

• řešení bývá dražší, než nasazení hotového systému
• předem je nutná důkladná analýza problému
• nutné dobré smluvní ošetření
• není zaručeno, že firma bude aplikaci dále rozšiřovat či podporovat
• „vyzrazení“ firemních postupů třetí straně

Doporučené postupy:

• důkladná analýza, ve srovnání s vlastním vývojem by měla být ještě podrobnější, aby z toho vyplývalo jasné zadání
• dobré smluvní ošetření celé zakázky - a to jak z pohledu její realizace (termíny, ceny), tak i následné technické podpory (je vhodné do smlouvy zařadit i odstavce týkající se případné možnosti převzetí zdrojových kódů v případě, kdy dojde k vypovězení smlouvy).

Nalezení vhodného open-source řešení

Dnes existují stovky a tisíce různých aplikací, jejichž použití je zcela zdarma nebo jen za symbolický poplatek. Je tedy celkem reálná šance, že někdo už napsal podobný systém, jako potřebujeme my a nabízí jej volně k užití. Problémem je zejména to, že je těch aplikací tolik. Pokud nemáte to štěstí a nenatrefíte na tu správnou po pár pokusech (ideální je, pokud máte předem tipy či reference od známých), tak to znamená, že budete muset procházet desítky až stovky stránek s popisem daných systémů, stahovat ty, které budou nejlépe odpovídat vašim požadavkům a zkoušet je v praxi. Z nich pak vyberete ten, který se vašim požadavkům blíží nejvíce.  

Výhody:

• prakticky nulové náklady na pořízení
• množství nabízených funkcí bývá více, než u vlastní aplikace
• s ohledem na licenci je většinou možné aplikaci dále rozšiřovat
• možno aplikaci vyzkoušet v reálném provozu, aniž by se za to muselo platit

Nevýhody:

• díky obrovskému počtu podobných aplikací není jednoduché vybrat vhodný systém
• problematický support
• možné problémy s lokalizací (kódování češtiny, formát datumů, apod.)
• nejsou žádné záruky (další rozvoj, zpětná kompatibilita, odpovědnost za chyby)
• v některých případech je nutné upravit proces podle možností dané implementace

Doporučené postupy:

• získat tipy či reference od známých
• projít nejznámější zdroje open-source systémů a vyhodnotit jejich vlastnosti
• systémy, které nejvíce odpovídají požadavkům, zkusit v testovacím prostředí
• ten, který nejvíce odpovídá, tak nasadit a upravit firemní procesy podle možností vybraného řešení

Zakoupení komerčního řešení

Jednou z posledních možností je obrátit se na firmu, která se na uvedenou problematiku specializuje a nabízí již hotové řešení. Hlavní výhodou samozřejmě je uvedená specializace, tj. řešení je ověřené praxí a firma se většinou opírá o spoustu referenčních implementací. V takovém případě může být někdy dokonce výhodou to, že se proces přizpůsobí zakoupenému řešení. U větších řešení jsou pak také např. standardní napojení na další aplikace a informační systémy. Oproti open-source řešením jich také není tolik, takže je o něco jednodušší výběr. Opět je výhodné, pokud máte reference ze skutečné praxe.  

Výhody:

• lze najít velmi sofistikované a specializované systémy (a to jak klasické "krabicové", tak např. i ASP modely - např. hostované e-shopy apod.) s velkým množstvím funkcí
• garantovaná technická podpora (často za příplatek)
• předpoklad dalšího rozvoje systému
• často možno aplikaci vyzkoušet v reálném provozu, aniž by se za to muselo platit (tzv. trial verze)

Nevýhody:

• cena řešení
• u některých řešení mohou nastat problémy s lokalizací (kódování češtiny, formát datumů, apod.)
• v některých případech je nutné upravit proces podle možností dané implementace

Doporučené postupy:

• získat tipy či reference od známých
• projít nalezené komerční systémy a vyhodnotit jejich vlastnosti
• systémy, které nejvíce odpovídají požadavkům, zkusit v testovacím prostředí
• ten, který nejvíce odpovídá, tak nasadit a upravit firemní procesy podle možností vybraného řešení
 

U složitějších procesů je pochopitelně možné kombinovat několik možností (např. vzít open-source systém a doprogramovat si jej vlastními silami k obrazu svému).  

V příštím díle se podíváme na proces rozhodování, tj. jakým způsobem lze dospět k výběru toho správného systému, jaké parametry brát v úvahu, jakou váhu čemu přiřazovat apod. 

Autor pracuje jako Development  Manager ve společnosti Et netera, dodávající e-business řešení.

 
Autor:


Témata: aplikace, software


Hlavní zprávy

Další z rubriky

Uměle vytvořené video Barracka Obamy
Budoucnost falešných zpráv: za tři roky budou videa nedůvěryhodná

Kvůli fotomontážím se už dlouho nedá jen tak věřit fotografiím. Nové technologie povedou ke stejně přesvědčivým manipulacím i v oblasti lidského hlasu a...  celý článek

ZmapujTo.cz
Tipy na weby: Ukliďte Česko. Hlaste podněty přímo z ulice či lesa

Práskat se nemá, ale hlásit se to musí. Poukažte na problémy ve vašem okolí přímo z terénu a nechte je řešit díky projektu ZmapujTo.cz. Smazat sami sebe z...  celý článek

Sídlo společnosti Google v Mountain View v Kalifornii (ilustrační snímek)
Google propustil programátora kvůli traktátu proti podpoře žen v IT

Programátor James Damore kritizoval ve svém dokumentu politickou korektnost a „levicové zkreslení“ společnosti Google. Vystoupil především proti tomu, aby se...  celý článek

Rozhovor s Vítězslavem Ivičičem: Nikdo nechce číst, že je buran
Rozhovor s Vítězslavem Ivičičem: Nikdo nechce číst, že je buran

Člověk, který vybočuje nejen svým osobitým stylem, ale také svými kritickými názory.

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.