Co s nepořádkem v poznámkách?
Zatímco v minulosti sloužily notebooky především k práci mimo kancelář nebo počítačovým nadšencům, dnes už nikoho nepřekvapí, když notebook používáme tak, jak naznačuje jeho anglický název – tedy jako poznámkový blok. Hodně tomu pomáhají klesající hmotnosti notebooků a také relativní jednoduchost, s jakou lze poznámky nebo zápisy pořizovat. I když jednoduchosti papírového bloku a tužky notebooky nebo Tablet PC ani s těmi nejlepšími aplikacemi asi nikdy nedosáhnout. (Krom toho stěna polepená PostIt lístečky má také svou estetickou a kupodivu i organizační hodnotu (viz ilustrace)).
Pro pořizování poznámek by teoreticky měly být vhodnější Tablet PC než klasické notebooky, ale záleží spíše na zvyku každého uživatele. Uživatelé Tablet PC na své stroje nedají dopustit a často argumentují možností kreslit si schémata nebo psát na displej rukou, zatímco drtivá většina, tzn. uživatelé klasických notebooků je zase přesvědčena, že s klávesnicí a myší zvládnou vše, co potřebují a dotyková obrazovka přidává na váze a ubírá na velikosti displeje. A obě platformy nakonec umožňují si poznámky nahrávat jako zvuk a ukládat je na dnes již obrovské disky (i při záznamu v kvalitě CD a bez použití lepší komprese lze na dnes běžný 40 GB notebookový disk uložit více než 4.444 minut stereo záznamu).
Problém poznámek – jejich organizace
Problém poznámek v libovolném počítači, ať už notebooku nebo stolním, je jejich organizování. Někomu možná postačí jednoduché poznámkové lístečky v Outlook nebo specializované aplikaci, jiný si ukládá poznámky do wordovských dokumentů, případně mu poslouží extrémně jednoduchý Notepad, ale všem začne chybět nějaké inteligentní prohledávání nebo třídění (odhlédnuto od Windows Commander a Alt-F7 nebo vyhledávání v textu souborů, což není právě komfortní a rychlý způsob jak něco nalézt ve stovkách nesourodých zdrojů), nemluvě o potřebě kontrolovat plnění úkolů v jednotlivých zápisech z porad nebo kategorizaci poznámek.
Jednou z aplikací, určených právě po potřeby těchto uživatelů, je málo známý a ještě méně rozšířený OneNote 2003 od Microsoftu. Přesně jde o Microsoft Office OneNote 2003 – tedy jednu z doplňkových aplikací pro kancelářský balík Microsoftu. OneNote je použitelný na stolních počítačích, noteboocích nebo Tablet PC, kde si pak jejich majitelé přímo do poznámek mohou vkládat své vlastnoruční poznámky, kresby a schémata. Ostatní se musí spolehnout na myš nebo na výtvor někoho jiného.
Chce to vyzkoušet
Funkce OneNote se poměrně špatně popisují, pokud si aplikaci uživatel nevyzkouší. Ve stručnosti umožňuje pořizovat si různě formátované poznámky. Největší síla aplikace je ale v možnosti třídění, řazení a především vyhledávání různých kategorií poznámek. Úkoly v zápisu je možné předat do Outlooku, který se už umí postarat o připomenutí toho, že úkol je potřeba splnit. Nutno dodat, že toto provázání je však spíše omezenější - například sdílení poznámek mezi Outlookem a OneNote (ve směru Outlook do OneNote) není dořešeno.
Jednou ze skupin, která po vyzkoušení OneNote přijde na chuť, jsou studenti. Poněkud paradoxně produkt původně vyvinutý do prostředí převážně firemního nachází své druhé nejlepší použití v oblasti výrazně méně „peněžně“ orientované. Ve OneNote je relativně jednoduché dělat zápis z přednášek - oproti jiným aplikacím z nabídky MS je zde předností možnost nestrukturovaného zápisu v různých formách. Jedním dechem je ale také nutno dodat, že dnešní notebooky zase až tolik těch forem nepodporují, pokud nemáte k dispozici TabletPC. Microsoft tak sklízí, co sám zasel - počítače a speciálně notebooky svou orientací na vstup z klávesnice neumožňují tak široké možnosti jako obyčejný blok. U stolních PC je možné doplnit tablet, ale pak hlavní využití OneNote redukujete pouze na stolní stůl. Škoda, že TabletPC jsou tak drahé - a pořád ještě představují technický kompromis, za dotykový displej se musíte vzdát úhlopříčky displeje nebo akceptovat vyšší hmotnost, a v každém případě vyšší cenu. Ačkoliv mnoha studentům tohle tolik nevadí.
Celkem zajímavou vlastností je sdílení - zde Microsoft využívá své dominance nad menší konkurencí, pokouší se navázat svůj produkt na ostatní - i přes to však tyto možnosti zatím nejsou tak oslnivé. Zapsané (či zakreslené) přednášky lze ve OneNote přehledně řadit a sdílet s ostatními. Bez serverové podpory jen e-mailem, ale pokud si studenty vyměníte za zaměstnance ve firmě, která využívá Sharepoint server (což není zrovna levná záležitost), pak je poměrně snadné, mít přístupné zápisy z různých porad nebo různé poznámky pro všechny zaměstnance či pro jednotlivé skupiny. Předností je hlavně možnost kontroly plnění úkolů: mít přehled v tom, co kdo slíbil a hlavně kdy navrhoval, že to bude hotové (a již zmiňovaný Outlook, který připomene, že tyto sliby někdo neplní& - zde by byla zajímavá automatická provázanost třeba do MS Project, ale to bychom si asi moc přáli). Obvyklý lísteček PostIt nebo papír z porady sice splní podobnou úlohu také, ale jen pokud Vám na něj zrovna padne zrak nebo reorganizujete „pořádek“ na stole.
Mít na poznámky samostatnou aplikaci a k tomu ještě vlastní serverový portál může někomu připadat předimenzované (nám také), na druhé straně však si představte, co s poznámkami obvykle děláte: ty opravdu podstatné stejně přepíšete nějakým způsobem do elektronické formy (zápis z porady, email kolegovi, připomenutí v Outlooku, schůzka v telefonu), zatímco ty nepodstatné zůstanou na papíře a spíše dříve než později se ztratí z dohledu. Co je u mne pravidlem (a určitě nebudu výjimka), ačkoliv těch podstatných poznámek by bylo docela dost, do elektronické formy se jich dostane jen zlomek. Těch, co bych si ještě někdy chtěl projít nebo je najít, případně jim dát nějakou strukturu, zůstává hodně, ale nikdy se k nim již nedostanu. Nakonec tak prohledávám kvanta papírů a až příliš často marně. Ale ochota přesunout se k elektronice je u mne prostě zatím příliš malá.
Nutnost nosit notebook s sebou
Oproti zažité papírové cestě totiž stojí podobné nepohodlí, které spočívá v "přenastavení se" na nošení notebooku na jednání. Upřímně jednání, kdy každý má před sebou notebook a buší do něj, pro mne byla ještě donedávna nezvyklá - ale jak jsem zjistil, s postupující penetrací notebooků se stávají pokud ne normou, pak alespoň stále obvyklejšími. A většina přítomných pak zpravidla používá pro poznámky Word, což není právě optimální nástroj pro podobný účel (aneb jak poznamenal jeden známý-grafik, ve Wordu lze "stvořit" prakticky cokoliv - od tabulky přes graf a prezentaci až po komplexní stránku textu, ale nic z toho optimálně). Na tomto místě nastupuje OneNote: ten umožňuje zaznamenat věci nejdříve nestrukturovaně a později je snadno (a již nativně v elektronické formě) podrobněji zařadit, nebo již rovnou využít poměrně široké možnosti kreativního záznamu různých druhů poznámek, skic, ručně kreslených grafů, atp. Taková kombinace kreslícího programu a textového editoru s jednoduchou databází, která je stavěna na míru pouze a jenom poznámkám. To, že přes notebook nedohlédnete na svůj protějšek, který se také hrbí za svým notebookem, je cena za současnou technologii. Možná by tomu pomohly TabletPC, ale ty jsou na skutečné psaní na nich pořád ještě oproti papíru hodně tlusté - namísto psaní do bloku je to spíš jako psát na tlustém šanonu s rukou ve vzduchu, což není nejpohodlnější. Skutečný průlom by byla nějaká kombinace touchpadu, tabletu, elektronického papíru a inkoustu - maximálně půl centimetru tlustá podložka, srolovatelná, s vlastní pamětí (či případně připojená k notebooku, ale bez nutnosti mít na něm otevřený displej). Podobná zařízení již existují, ale ve velmi omezené formě bez interaktivity s dalším softwarem: zapamatují si vlastně jen, co jste zapsali na list papíru, ale nemůžete v průběhu psaní doplňovat poznámky do kategorií, třídit či jinak organizovat jednotlivé části poznámek (prostě, jako byste naskenovali jednu stranu rukou psaného textu). Dokud tak technologie nepostoupí dále, všechny produkty typu OneNote a jemu podobných budou narážet na omezení, která před nás staví historický vývoj PC.
Možnost vyzkoušení
OneNote není zrovna produkt, který by každého napadlo okamžitě začít používat pro své poznámky. Přeci jen, při slově Microsoft nás napadá spíše Office, Word, Excel, prakticky jakákoliv kancelářská aplikace, ale těžko něco, co by vyčistilo můj stůl od PostIt lístečků a útržků z bezpočtů porad a sezení. Microsoft se snaží, zatím ne moc úspěšně, podpořit rozšíření tohoto na MS poněkud atypického produktu. (Udělejte si mezi známými anketu, kdo zná a ví k čemu se používá OneNote. Výsledky nejsou valné - respektive vzhledem k velikosti Microsoftu přímo zábavně katastrofické.) Nabízí jeho plnou, ale časově omezenou verzi ke stažení – a protože to je pro většinu uživatelů jen malý důvod k vyzkoušení nových produktů, doplnil svůj seznam lákadel i o celkem zajímavý experiment (na giganticky dominantní Microsoft opět až podezřelý). Na podporu stahování OneNote připravil soutěž o ceny na webu www.iloveoffice.cz.
Aby bylo možné některou z cen vyhrát (losuje se každý den), je nutné si stáhnout (jak jinak - přeci jen jde o propagaci) právě námi krátce testovaný OneNote (link). Podle lidí, co si na něj zvykli, je prý používání OneNote návykové (což ale já tvrdím i o svém Poznámkovém bloku) – vzhledem k tomu, že si lze zkušební verzi stáhnout, ponecháme toto posouzení raději na vás. Nám se zdál OneNote především ochuzený o jisté "samozřejmé" funkce, jako je větší provázání do ostatních aplikací Office, především třeba do Outlooku a jeho poznámek. Skoro bychom navrhovali, aby se OneNote stal modulem Outlooku - určitě by to pomohlo jeho rozšíření a dost uživatelů by to mohlo uvítat. Jako samostatný produkt zatím OneNote stejně jako jiné elektronické "poznámkovníky" naráží na omezení techniky i na zažité zvyky uživatelů. Pokud si však již začínáte brát notebook na porady, OneNote je asi víceméně jediná aplikace od Microsoftu, která se hodí pro zápis méně strukturovaných okamžitých myšlenek a klasických poznámek. Na rozdíl od jiných produktů MS možná zatím postrádá jejich komplexnost, ale konec konců to je u produktu pro rychlé zaznamení poznámek možná spíše předností než naopak. (Na druhé straně, ve srovnání s Wordem či Excelem 2003, s OneNote máte pocit, jako byste pracovali s aplikací, která se čerstvě zrodila - sice je svým nápadem čerstvá a jiná, možnosti pro pokročilé uživatele jsou však podstatně omezenější).
Pro ty, kteří při vyzkoušení OneNote přijdou na chuť, je docela zajímavá jeho cena, zvláště s ohledem na to, že se jedná o produkt Microsoftu: ve verzi OEM stojí do 500 Kč (což už je skoro pohodlnější než hledat na Internetu crack). Cena podtrhuje naše domněnky z předchozích odstavců: zajedno se Microsoft snaží o jeho rozšíření, za druhé jeho komplexnost není taková, aby odůvodnila cenu výrazně vyšší. (Předběžná spekulace je, že OneNote dříve či později nenápadně splyne se sadou Office. Samostatně je příliš malý na to, aby generoval výrazný příjem pro Microsoft, což v kombinaci s vysokými náklady na reklamu a prosazení asi povede k jeho "pohlcení".)
Cimmrmanovský krok stranou
I pokud by vás celý OneNote vůbec nezajímal a poznámky i nadále píšete klasicky, tedy na papír (podobně jako autor), můžete se na webu webu I love Office (link zde) zkusit zasmát microsoftím vtipům na úkor Office.
Na webu jsou totiž humorné edice Office – verze Kids nebo Senior Edition jsou možná zbytečně suché, ale u Manager Edition s podporou manažerštiny (generování budžetů, aplikace Grafy 2003, která umí dělat grafy jen se vzrůstající tendencí a s optimistickým spiritem) se možná někteří učebnicoví manažeři skutečně poznají. Otázkou je, jestli jim Office Manager Edition (link) přijde vtipná a jestli by takovou edici naopak velmi nadšeně neuvítali (pokud by za ně rovnou ty optimistické plány i neplnila)…
