Dotáhnout úkoly do zdárného konce vám pomůže správná strategie i aplikace

O Češích se často říká, že jsou málo efektivní. Jedním z důvodů, proč někdo není produktivnější, může být v organizaci jeho času. Speciální programy a aplikace s tím ovšem mohou výrazně pomoci.
ilustrační snímek

ilustrační snímek | foto: Creative Commons

Seznam toho, čeho byste chtěli v konkrétním dni dosáhnout, by vám měl sloužit. Neměli byste mu být vydáni na milost a nemilost, ale se správnou strategií vám může pomoci dosáhnout větších cílů. Například úspěšní manažeři by bez tohoto pomocníka nemohli podávat vrcholné výkony.

Vyberte správnou aplikaci

Prvním krokem při vytváření lepšího seznamu úkolů je rozhodnutí, jakým způsobem ho budete vést. Je jen na vás, zda to bude prostřednictvím papíru, lepíků – i když z dnešního pohledu jsou tyto metody dávno překonané – nebo v excelovské tabulce, textovém dokumentu, případně ve specializovaném programu, který lze používat v počítačích a smartphonech.

Rozhraní programu Asana

Aplikace pro vedení úkolů mají oproti jiným způsobům, a především potom oproti papíru několik výhod. Mezi ty hlavní se řadí:

  • Disponují funkcí pro připomínání
  • Je snazší upravit digitální seznam než ten, který je napsán na papíru
  • Digitální verzi nemůžete ztratit
  • Umožňují rychle změnit zobrazení úkolů a seřadit je podle priority, data nebo podle abecedy
  • Mohou spolupracovat s různými aplikacemi, nebo i mezi sebou
  • Umožňují přidělovat úkoly jiným lidem či na nich společně pracovat
  • Mohou obsahovat motivační akce – prvky gamifikace

Která je ta pravá

Vybrat, respektive doporučit nějakou aplikaci není snadné. Každý z nás má jiné nároky a preference, co by měla umět a k čemu přesně sloužit. Navíc jich existuje velké množství a různé druhy. Využít lze komplexní (Asana, Trello, Microsoft OneNote, Google Keep atd.) ale i jednodušší (Todoist, Evernote, OneNote atd.) či i české projekty jako je např. Freelo.

Rozhraní českého programu Freelo

Tip

Přehled 16 nejlepších aplikací pro vedení úkolů včetně popisků najdete na tomto webu.

Základem všeho je však podmanit si vybranou aplikaci, a především si v ní nastavit požadované vlastnosti a funkce. Nezbytné je vytvořit více než jen jeden seznam úkolů. Začněte tím, že vytvoříte ty nejjednodušší. A potom si je rozdělte například na pracovní, domácí a osobní.

Mít více než jeden seznam vám pomůže se na úkoly soustředit. Díky tomu oddělíte pracovní život od toho soukromého. Například, když jste v práci, nechcete přece být vyrušováni jinými než pracovními úkoly. A naopak, doma zase nechcete dostávat připomínky o pracovních činnostech.

Čtyři možnosti zadání poznámky v Evernote

Detaily v úkolech se moc nezdržujte. Na začátek si prostě sedněte a vytvořte seznam toho, na co si vzpomenete. Na důležité si určitě vzpomenete ihned a ty méně podstatné úkoly můžete přidat později. Mezi běžné a nejčastější typy úkolů tak například patří:

  • Nákupní seznam
  • Až jednou - úkoly, které byste chtěli někdy udělat
  • Cokoliv, co byste chtěli dělat o víkendu, ale nechcete, aby vás během týdne rozptylovalo
  • Věnovat se dětem

Zapisujte si úkoly co nejrychleji

Hlavním předpokladem je možnost si na seznam přidat nový úkol ihned. To znamená i tehdy, pokud jste u lékaře, nebo jedete v MHD. V tomto jsou velmi dobrými společníky smartphony. Systémy pro úkoly mají ve většině případů také aplikaci pro Android či iOS. Potom ji stačí otevřít a úkol zadat, nebo nadiktovat, případně nafotit. Řada aplikací obsahuje tyto funkce, které velmi pomáhají a oprostí vás od přepisování, nebo zachrání v případě, kdy máte „plné ruce“. Přidáním úkolu, jakmile na ně myslíte, vám umožní zabránit, abyste na ně zapomněli či si je nosili v hlavě do doby, než je někam napíšete.

Rozhraní programu Google Keep

Tip

Pokud má vaše úkolová aplikace nějakou klávesovou zkratku pro přidání nového úkolu, naučte se ji. Pokud má vaše aplikace zkratku pro mobilní telefon, nastavte ji.

Stanovte si reálné termíny

Termíny jsou sice trochu svazující, na druhou stranu pomáhají úkoly opravdu plnit. Pokud byste si u nich nenastavili termín, potom byste je ani nikdy dokončit nemuseli. Myslete však na to, že termíny musí být splnitelné a reálné. Tedy pokud nastavíte splnění na moc brzy, nebo naopak pozdě, nebudete to fungovat. Termíny vám pomohou stanovit priority.

Rozhraní programu OneNote

Na druhou stranu ne každý úkol potřebuje pevný a co nejbližší termín splnění. Přiřazení termínů je účinné ještě z dalšího důvodu. Aplikace vám nejprve ukážou, co vás čeká dnes, zítra a v dalších dnech, bez ohledu na to, v jakém seznamu jsou. Tímto způsobem můžete vidět vše, co máte během vybrané doby udělat, a získat představu o tom, jak by měly dny probíhat. Nebo si udělejte chvilku na přeplánování, pokud máte pocit, že něco nestíháte a můžete to posunout na později.

Denně revidujte své úkoly

Začněte každý den tím, že si projdete svůj seznam pro daný den a vyhodnotíte, zda je to, co máte naplánované reálné splnit. Pokud máte na den naplánováno příliš mnoho úkolů a víte, že se ke všem nedostanete, připravujete se na neúspěch.

Rozhraní programu Trello

Denně maximálně 3 až 5 úkolů

Kolik tak asi denně dokážete splnit úkolů? Záleží na tom, jak náročné budou a jak jste odhodlání je plnit. Většina začínajících uživatelů by se měla zaměřit na tři až pět úkolů. Možná se vám to bude zdát málo, ale i těchto několik málo úkolů může zabrat mnoho času.

Následně sledujte, kolik úkolů každý den splníte – řada aplikací bude toto sledovat za vás – a tak získáte představu o svém maximu. Jakmile znáte své maximum, můžete nastavit nové denní úkoly na rozumný počet. Nepřehánějte to však s nimi. Ambiciózní uživatelé, kteří si nastaví klidně i 15 úkolů denně, většinou skončí tak, že je musí stejně odložit na další den. A to je frustrující a stresující.

Vložte úkoly do svého seznamu úkolů

Důležité je, co si zapíšete do seznamu úkolů. Místo přidávání nových a nových úkolů si tvořte cíle. To znamená ne se naučit francouzsky, ale plynule ovládat francouzštinu. Cíle jsou body na cestě k jejich dosažení. Je mnohem jednodušší zaměňovat je s úkoly, protože cíle jsou konkrétnější a měřitelnější. Příkladem cíle je „být schopen tři minuty mluvit ve francouzštině o mých oblíbených filmech.“

Úkolem potom může být například „naučit se tři nová francouzská slova“ nebo „každý den se budu 30 minut učit francouzsky“.

Sledujte seznam úkolů

Jenom seznam úkolů, který pravidelně kontrolujete, je dobrý seznam. Efektivní seznam vás totiž provede celým dnem, což znamená, že se na něj musíte často dívat. Ideální je otevřít ho každé ráno, a tak se seznámit s tím, co je před vámi. Podívejte se na něj i po obědě, abyste věděli, na co dalšího se po zbytek dne musíte soustředit.

Kromě toho si každý týden zvykněte prohlížet vše, co jste si naplánovali na příští týden, abyste si mohli lépe naplánovat čas a provést úpravy předem. Pokud se v úkolu cítíte ztraceni nebo si od něj potřebujete odpočinout, podívejte se na ten další v pořadí, abyste našli něco menšího a třeba také realističtějšího (méně náročný úkol, který nevyžaduje vysoké soustředění), se kterým se mezitím můžete vypořádat.

Čím více se budete na svůj seznam dívat, tím více mu budete důvěřovat. Čím více mu budete důvěřovat, tím méně si musíte pamatovat, jaké úkoly musíte dělat. Čím méně si musíte pamatovat, tím více uvolňujete mysl, abyste se mohli soustředit na daný úkol.

V rychlosti je síla

Není smyslem trávit mnoho času psaním úkolů a cílů. Proto při jejich definování se naučte psát je ve zkratkách, diktovat je či ukládat formou skici. V aplikacích máte možnost navíc využít systém prioritizace. Pokud vám to pomůže, přiřaďte jim i různé barvy a také klíčová slova. To proto, abyste je snadněji našli – i později.

Ten hřejivý pocit, když nějaký úkol dokončíte a máte možnost k němu v aplikaci přiřadit fajfku – je splněn. Zaškrtnutím položek v seznamu vám dá pocit úspěchu a je klíčovým prvkem organizování. Díky spolehlivému systému úkolů je život jednodušší a méně stresující.

A co vy? Používáte aplikace pro vedení úkolů a případně jaké? Dejte vědět v diskuzi.

Témata: papír, Android, IOS, Trello
  • Nejčtenější

Kam pro filmy bez Ulož.to? Přinášíme další várku streamovacích služeb do TV

v diskusi je 125 příspěvků

26. března 2024

S vhodnou aplikací na vás mohou v televizoru na stisk tlačítka čekat tisíce filmů, seriálů nebo...

Z jaderné triády zbyly Britům už jen ponorky. A ty musejí posílit

v diskusi je 76 příspěvků

27. března 2024

Jadernou triádu tvoří strategické bombardéry s jadernými zbraněmi, mezikontinentální balistické...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Hlučínsko patří nám. Před 100 lety byl podepsán definitivní protokol o hranici

v diskusi je 45 příspěvků

28. března 2024

Před 100 lety definitivně skončily tahanice o československo-německé hranice. 28. března 1924 byl...

Rusko zastavilo odlet na ISS s první Běloruskou, letět měla i Američanka

v diskusi je 50 příspěvků

21. března 2024  10:23,  aktualizováno  14:26

Ve čtvrtek 21. března se necelých deset minut před půl třetí odpoledne měla vydat na Mezinárodní...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Američané odepsali modul, který je vrátil po půl století na Měsíc

v diskusi je 22 příspěvků

28. března 2024,  aktualizováno  11:41

Od začátku letošního roku je na Měsíci a kolem něj poměrně rušno. Vedle řady sond, které zamířily...

Za vyhynutím dinosaurům mohla být i doba temna

v diskusi nejsou příspěvky

29. března 2024

Dopad planetky je nyní většinou odborníků považován za hlavní příčinu vyhynutí zhruba 73 až 76 %...

Podívejte se na Boeing C-17 Globemaster, který do Česka přivezl nové vrtulníky

v diskusi jsou 2 příspěvky

29. března 2024

V sobotu 23. března dosedl v Praze nákladní letoun USAF, který vezl obzvlášť cenný náklad. Z...

Dočasná raketa se po téměř 70 letech loučí. Bude startovat naposledy

v diskusi je 5 příspěvků

28. března 2024  15:36,  aktualizováno  19:54

Tento čtvrtek stojí na startovací rampě mysu Canaveral poslední potomek raket Thor, nosič Delta IV...

Američané odepsali modul, který je vrátil po půl století na Měsíc

v diskusi je 22 příspěvků

28. března 2024,  aktualizováno  11:41

Od začátku letošního roku je na Měsíci a kolem něj poměrně rušno. Vedle řady sond, které zamířily...

Akční letáky
Akční letáky

Prohlédněte si akční letáky všech obchodů hezky na jednom místě!

Smoljak nechtěl Sobotu v Jáchymovi. Zničil jsi nám film, řekl mu

Příběh naivního vesnického mladíka Františka, který získá v Praze díky kondiciogramu nejen pracovní místo, ale i...

Rejžo, jdu do naha! Balzerová vzpomínala na nahou scénu v Zlatých úhořích

Eliška Balzerová (74) v 7 pádech Honzy Dědka přiznala, že dodnes neví, ve který den se narodila. Kromě toho, že...

Pliveme vám do piva. Centrum Málagy zaplavily nenávistné vzkazy turistům

Mezi turisticky oblíbené destinace se dlouhá léta řadí i španělská Málaga. Přístavní město na jihu země láká na...

Velikonoce 2024: Na Velký pátek bude otevřeno, v pondělí obchody zavřou

Otevírací doba v obchodech se řídí zákonem, který nařizuje, že obchody s plochou nad 200 čtverečních metrů musí mít...

Kam pro filmy bez Ulož.to? Přinášíme další várku streamovacích služeb do TV

S vhodnou aplikací na vás mohou v televizoru na stisk tlačítka čekat tisíce filmů, seriálů nebo divadelních...