E-mail je ztráta času, tvrdí IT firma. Bez něj to ale zatím nejde

Významná mezinárodní IT firma se rozhodla skoncovat s interní elektronickou poštou. Podle jejího ředitele je to překonaná technologie, kterou lze efektivně nahradit speciálními kecálky, sociálními sítěmi nebo osobním setkáním.

Záplava e-maily | foto: Profimedia.cz

Pro komunikaci vně firmy ovšem e-mail nadále chválí. Právě univerzálnost a flexibilita e-mailu zaručuje, že z našich životů hned tak nezmizí.

"Zjistili jsme, že denně dostane každý ve firmě průměrně 100 e-mailů," vzpomíná Thierry Breton, šéf firmy Atos, na počátek cesty k "bezmailovému" pracovišti. "A zjistili jsme, že pouhých patnáct procent z těchto e-mailů k něčemu sloužilo. Zbytek byla jen ztráta času. Také jsme zjistili, že každý týden strávíme patnáct až dvacet hodin psaním a vyřizováním mailů. Tak jsme se rozhodli prozkoumat to podrobněji."

Thierry Breton, CEO Atosu

Výsledkem bylo předsevzetí firmy Atos z loňského února zbavit se do tří let interních e-mailů. "Zavedli jsme řadu platforem a komunitních sítí, které nám v rámci firmy umožňují zůstat v kontaktu, sdílet nápady a informace," říká Breton. Velká část komunikace také přešla na textovou komunikaci v reálném čase (IM, kecálci) a telefon, v neposlední řadě se pak zaměstnanci tam, kde je to možné, více setkávají tváří v tvář.

Co je na e-mailu tak špatného?

E-mail je návykový jako hrací automaty

Podle doktora Toma Stafforda se závislost na e-mailu podobá závislosti gamblerské: "Automaty i e-mail se vyznačují upevňováním s variabilním intervalem (variable interval reinforcement schedule), díky kterému vznikají silné návyky."

Za prohlédnutí inboxu jsme odměněni (nálezem užitečné zprávy), ale pouze někdy, a zcela nepředvídatelně. Mozek si toto náhodné uspokojení spojí s nutností pravidelně a co nejčastěji kontrolovat schránku.

více o e-mailové závislosti v Guardianu (anglicky)

Problémem e-mailu, ať už v rámci Atosu, v jiné firmě nebo dokonce v malém pracovním týmu, je paradoxně právě jeho univerzálnost. Používá se tedy k řešení různých problémů. Do jedné a té samé schránky si jdete pro instrukce od šéfa, vtipné video od kolegy, stížnost od klienta, shrnutí z nedávné porady, tipy od čtenářů, newslettery, opravy, nápady, reklamy, spam, hromadná upozornění, firemní oběžník, někdy dokonce e-maily, které posíláte sami sobě...

Výsledkem je, že se na e-mailu stáváme tak trochu závislými a řešíme mailem i to, co se dá jinak řešit mnohonásobně efektivněji. Nebereme přitom v úvahu, nakolik může nakouknutí do mailu rozhodit náš tok myšlenek. Podle výzkumníků z Loughborough nám každé nakouknutí do inboxu nebo vyřizování mailů sebere 64 sekund, samozřejmě navíc k času, který e-mailováním strávíme.

Největším zlozvykem je v tomto případě odpovídat na e-mail hned ve chvíli, kdy dorazí. Existují samozřejmě výjimky, ale obecně vzato je snaha vyřídit e-mail co nejdřív právě cestou k nižší efektivitě práce, především kvůli neustálému přerušování.

Konec e-mailových záplav

Několik známých tipů a metod asistujících se záplavou mailů.

  • Udržujte si prázdný inbox
  • Nežijte ve svém inboxu, kontrolujte jej jen několikrát denně
  • Nahraďte e-maily jinou formou komunikace
  • Vyjadřujte se stručně - pět vět stačí
  • Uvádějte předmět mailu a podpis
  • Mažte bez výčitek svědomí

Neefektivitu e-mailu můžeme jednoduše demonstrovat na zcela běžné proceduře, která se v takové či onaké podobě vyskytuje snad v každé firmě: projednání a schválení dokumentu k prezentaci.

  • šéf rozešle svým podřízeným hromadný e-mail s popisem toho, co by měl dokument obsahovat
  • několik oslovených lidí odpoví přímo šéfovi, několik lidí odpoví všem
  • šéf pro jistotu pošle revidovaný seznam požadavků
  • několik lidí se ozve, že se práce ujmou (opět nastává zmatek v tom, komu odpovídat)
  • šéf zmatky uklidní, ustanoví tým, který dokument sestaví
  • v rámci týmu si lidé posílají e-maily o tom, co by měl dokument obsahovat
  • v přílohách si posílají vždy nejnovější verzi dokumentu, aby na ní mohli pracovat a případně jí opravit (občas dojde k tomu, že více lidí opraví stejnou pasáž různě, a je zase co řešit)
  • nakonec si lidé pošlou dokument k závěrečné kotrole
  • poté dokument pošlou šéfovi
  • šéf dokument pročte a e-mailem pošle seznam připomínek...

Zřejmě nemusíme pokračovat, vsadíme se, že jste v tomto značně neefektivním koloběhu desítek i stovek e-mailů poznali když ne sebe, tak alespoň některé své známé.

Jak se dá e-mail nahradit v rámci firmy či týmu?

Možností, jak e-mail nahradit, je mnoho. Klíčem k jejich efektivnosti je často jejich specifičnost. Výše uvedený příklad se zadáním práce si třeba přímo říká o využití interního seznamu úkolů, ke kterému mohou jednotliví účastníci přidávat komentáře (např. Lotus Notes, IBM Connections nebo Basecamp). Následná tvorba dokumentu by pak probíhala mnohem lépe a efektivněji, kdyby všichni pracovali na jedné, v reálném čase sdílené verzi dokumentu. To umožňuje třeba Google Docs nebo on-line verze Microsoft Office.

Velkou část problémů s e-mailem může vyřešit nějaká forma firemní sociální sítě. Sem se mohou umístit zprávy, které jsou více méně určeny všem, ale přitom nikomu konkrétnímu. Do stejné kategorie patří znalostní databáze a intranetové wiki. Představte si například, že nevíte, jak řešit nějaký konkrétní problém v rámci firmy, který ale asi moc lidí nepotká. Co uděláte? Pošlete všem lidem ve firmě e-mail s popisem tohoto problému? Pošlete popis někomu konkrétnímu, aby o něm věděl, pomohl vám a případně varoval ostatní? Pokud máte ve firmě nějakou interní sociální síť, je asi nejlepší "postnout" problém tam. Případné odpovědi získáte formou komentářů od ostatních, a může z nich těžit každý, nejenom vy.

U akutních záležitostí přijde vhod telefon, kecálek, a v neposlední řadě osobní setkání. Textová komunikace s sebou nese tolik nejasností a dvojznačnosti, že vyříkání si celé situace tváří v tvář často zkrátka nahradit nejde.

E-mail jen tak nezmizí

Přes všechny nevýhody e-mailu ale nakonec zůstává univerzalita elektronické pošty její hlavní výhodou a je jakýmsi jednotícím prvkem napříč všemi platformami, firmami, státy, metodami a postupy. Jednoduše řečeno, e-mailovou adresu má každý a každý ví, jak s ní zacházet a co od ní čekat.

Ne každý pracuje s e-maily efektivně. Když ale přijde čas spolupracovat na dalším dokumentu, zvolí každý tým cestu nejmenšího odporu. A dokud nebudou nové metody tak obecně známé, jako je e-mail, budou se prosazovat jen v omezené míře. A ti, kteří je ovládnou, získají konkurenční výhodu. Ovšem jen do té chvíle, než budou muset projít svůj inbox, aby do dokumentu zanesli změny e-mailnuté zákazníkem.

Autor:
  • Nejčtenější

Kam pro filmy bez Ulož.to? Přinášíme další várku streamovacích služeb do TV

v diskusi je 125 příspěvků

26. března 2024

S vhodnou aplikací na vás mohou v televizoru na stisk tlačítka čekat tisíce filmů, seriálů nebo...

Z jaderné triády zbyly Britům už jen ponorky. A ty musejí posílit

v diskusi je 76 příspěvků

27. března 2024

Jadernou triádu tvoří strategické bombardéry s jadernými zbraněmi, mezikontinentální balistické...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Rusko zastavilo odlet na ISS s první Běloruskou, letět měla i Američanka

v diskusi je 50 příspěvků

21. března 2024  10:23,  aktualizováno  14:26

Ve čtvrtek 21. března se necelých deset minut před půl třetí odpoledne měla vydat na Mezinárodní...

Hlučínsko patří nám. Před 100 lety byl podepsán definitivní protokol o hranici

v diskusi je 10 příspěvků

28. března 2024

Před 100 lety definitivně skončily tahanice o československo-německé hranice. 28. března 1924 byl...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Načapali jsme otesánka, který se velkého sousta nezalekne. Boeing 747-400F

v diskusi je 8 příspěvků

21. března 2024

Poté, co na Letiště Václava Havla Praha přestaly v barvách Qatar Airways létat nákladní Boeingy...

Američané odepsali modul, který je vrátil po půl století na Měsíc

v diskusi je 12 příspěvků

28. března 2024,  aktualizováno  11:41

Od začátku letošního roku je na Měsíci a kolem něj poměrně rušno. Vedle řady sond, které zamířily...

Hlučínsko patří nám. Před 100 lety byl podepsán definitivní protokol o hranici

v diskusi je 10 příspěvků

28. března 2024

Před 100 lety definitivně skončily tahanice o československo-německé hranice. 28. března 1924 byl...

Úspěšný let prototypu XB-1 vrací do hry cestování nadzvukovou rychlostí

v diskusi je 30 příspěvků

27. března 2024  17:17

Po více než dvaceti letech, od ukončení provozu letounu Concorde, se možná opět dočkáme nadzvukové...

Jarní bouře ničila před 100 lety Prahu. Napáchala obří škody

v diskusi je 10 příspěvků

27. března 2024

Prahou prošla před 100 lety, 27. března 1924, neobvykle silná jarní bouřka. V části hlavního města...

Akční letáky
Akční letáky

Všechny akční letáky na jednom místě!

Rána pro britskou monarchii. Princezna Kate má rakovinu, chodí na chemoterapii

Britská princezna z Walesu Kate (42) se léčí s rakovinou. Oznámila to sama ve videu na sociálních sítích poté, co se...

Smoljak nechtěl Sobotu v Jáchymovi. Zničil jsi nám film, řekl mu

Příběh naivního vesnického mladíka Františka, který získá v Praze díky kondiciogramu nejen pracovní místo, ale i...

Rejžo, jdu do naha! Balzerová vzpomínala na nahou scénu v Zlatých úhořích

Eliška Balzerová (74) v 7 pádech Honzy Dědka přiznala, že dodnes neví, ve který den se narodila. Kromě toho, že...

Kam pro filmy bez Ulož.to? Přinášíme další várku streamovacích služeb do TV

S vhodnou aplikací na vás mohou v televizoru na stisk tlačítka čekat tisíce filmů, seriálů nebo divadelních...

Pliveme vám do piva. Centrum Málagy zaplavily nenávistné vzkazy turistům

Mezi turisticky oblíbené destinace se dlouhá léta řadí i španělská Málaga. Přístavní město na jihu země láká na...