Klávesové zkratky na tomto webu - základní­
Přeskočit hlavičku portálu


E-mail je ztráta času, tvrdí IT firma. Bez něj to ale zatím nejde

aktualizováno 
Významná mezinárodní IT firma se rozhodla skoncovat s interní elektronickou poštou. Podle jejího ředitele je to překonaná technologie, kterou lze efektivně nahradit speciálními kecálky, sociálními sítěmi nebo osobním setkáním.

Záplava e-maily | foto: Profimedia.cz

Pro komunikaci vně firmy ovšem e-mail nadále chválí. Právě univerzálnost a flexibilita e-mailu zaručuje, že z našich životů hned tak nezmizí.

"Zjistili jsme, že denně dostane každý ve firmě průměrně 100 e-mailů," vzpomíná Thierry Breton, šéf firmy Atos, na počátek cesty k "bezmailovému" pracovišti. "A zjistili jsme, že pouhých patnáct procent z těchto e-mailů k něčemu sloužilo. Zbytek byla jen ztráta času. Také jsme zjistili, že každý týden strávíme patnáct až dvacet hodin psaním a vyřizováním mailů. Tak jsme se rozhodli prozkoumat to podrobněji."

Thierry Breton, CEO společnosti Atos

Thierry Breton, CEO Atosu

Výsledkem bylo předsevzetí firmy Atos z loňského února zbavit se do tří let interních e-mailů. "Zavedli jsme řadu platforem a komunitních sítí, které nám v rámci firmy umožňují zůstat v kontaktu, sdílet nápady a informace," říká Breton. Velká část komunikace také přešla na textovou komunikaci v reálném čase (IM, kecálci) a telefon, v neposlední řadě se pak zaměstnanci tam, kde je to možné, více setkávají tváří v tvář.

Co je na e-mailu tak špatného?

E-mail je návykový jako hrací automaty

Podle doktora Toma Stafforda se závislost na e-mailu podobá závislosti gamblerské: "Automaty i e-mail se vyznačují upevňováním s variabilním intervalem (variable interval reinforcement schedule), díky kterému vznikají silné návyky."

Za prohlédnutí inboxu jsme odměněni (nálezem užitečné zprávy), ale pouze někdy, a zcela nepředvídatelně. Mozek si toto náhodné uspokojení spojí s nutností pravidelně a co nejčastěji kontrolovat schránku.

více o e-mailové závislosti v Guardianu (anglicky)

Problémem e-mailu, ať už v rámci Atosu, v jiné firmě nebo dokonce v malém pracovním týmu, je paradoxně právě jeho univerzálnost. Používá se tedy k řešení různých problémů. Do jedné a té samé schránky si jdete pro instrukce od šéfa, vtipné video od kolegy, stížnost od klienta, shrnutí z nedávné porady, tipy od čtenářů, newslettery, opravy, nápady, reklamy, spam, hromadná upozornění, firemní oběžník, někdy dokonce e-maily, které posíláte sami sobě...

Výsledkem je, že se na e-mailu stáváme tak trochu závislými a řešíme mailem i to, co se dá jinak řešit mnohonásobně efektivněji. Nebereme přitom v úvahu, nakolik může nakouknutí do mailu rozhodit náš tok myšlenek. Podle výzkumníků z Loughborough nám každé nakouknutí do inboxu nebo vyřizování mailů sebere 64 sekund, samozřejmě navíc k času, který e-mailováním strávíme.

Největším zlozvykem je v tomto případě odpovídat na e-mail hned ve chvíli, kdy dorazí. Existují samozřejmě výjimky, ale obecně vzato je snaha vyřídit e-mail co nejdřív právě cestou k nižší efektivitě práce, především kvůli neustálému přerušování.

Konec e-mailových záplav

Několik známých tipů a metod asistujících se záplavou mailů.

  • Udržujte si prázdný inbox
  • Nežijte ve svém inboxu, kontrolujte jej jen několikrát denně
  • Nahraďte e-maily jinou formou komunikace
  • Vyjadřujte se stručně - pět vět stačí
  • Uvádějte předmět mailu a podpis
  • Mažte bez výčitek svědomí

Neefektivitu e-mailu můžeme jednoduše demonstrovat na zcela běžné proceduře, která se v takové či onaké podobě vyskytuje snad v každé firmě: projednání a schválení dokumentu k prezentaci.

  • šéf rozešle svým podřízeným hromadný e-mail s popisem toho, co by měl dokument obsahovat
  • několik oslovených lidí odpoví přímo šéfovi, několik lidí odpoví všem
  • šéf pro jistotu pošle revidovaný seznam požadavků
  • několik lidí se ozve, že se práce ujmou (opět nastává zmatek v tom, komu odpovídat)
  • šéf zmatky uklidní, ustanoví tým, který dokument sestaví
  • v rámci týmu si lidé posílají e-maily o tom, co by měl dokument obsahovat
  • v přílohách si posílají vždy nejnovější verzi dokumentu, aby na ní mohli pracovat a případně jí opravit (občas dojde k tomu, že více lidí opraví stejnou pasáž různě, a je zase co řešit)
  • nakonec si lidé pošlou dokument k závěrečné kotrole
  • poté dokument pošlou šéfovi
  • šéf dokument pročte a e-mailem pošle seznam připomínek...

Zřejmě nemusíme pokračovat, vsadíme se, že jste v tomto značně neefektivním koloběhu desítek i stovek e-mailů poznali když ne sebe, tak alespoň některé své známé.

Jak se dá e-mail nahradit v rámci firmy či týmu?

Možností, jak e-mail nahradit, je mnoho. Klíčem k jejich efektivnosti je často jejich specifičnost. Výše uvedený příklad se zadáním práce si třeba přímo říká o využití interního seznamu úkolů, ke kterému mohou jednotliví účastníci přidávat komentáře (např. Lotus Notes, IBM Connections nebo Basecamp). Následná tvorba dokumentu by pak probíhala mnohem lépe a efektivněji, kdyby všichni pracovali na jedné, v reálném čase sdílené verzi dokumentu. To umožňuje třeba Google Docs nebo on-line verze Microsoft Office.

Velkou část problémů s e-mailem může vyřešit nějaká forma firemní sociální sítě. Sem se mohou umístit zprávy, které jsou více méně určeny všem, ale přitom nikomu konkrétnímu. Do stejné kategorie patří znalostní databáze a intranetové wiki. Představte si například, že nevíte, jak řešit nějaký konkrétní problém v rámci firmy, který ale asi moc lidí nepotká. Co uděláte? Pošlete všem lidem ve firmě e-mail s popisem tohoto problému? Pošlete popis někomu konkrétnímu, aby o něm věděl, pomohl vám a případně varoval ostatní? Pokud máte ve firmě nějakou interní sociální síť, je asi nejlepší "postnout" problém tam. Případné odpovědi získáte formou komentářů od ostatních, a může z nich těžit každý, nejenom vy.

U akutních záležitostí přijde vhod telefon, kecálek, a v neposlední řadě osobní setkání. Textová komunikace s sebou nese tolik nejasností a dvojznačnosti, že vyříkání si celé situace tváří v tvář často zkrátka nahradit nejde.

E-mail jen tak nezmizí

Přes všechny nevýhody e-mailu ale nakonec zůstává univerzalita elektronické pošty její hlavní výhodou a je jakýmsi jednotícím prvkem napříč všemi platformami, firmami, státy, metodami a postupy. Jednoduše řečeno, e-mailovou adresu má každý a každý ví, jak s ní zacházet a co od ní čekat.

Ne každý pracuje s e-maily efektivně. Když ale přijde čas spolupracovat na dalším dokumentu, zvolí každý tým cestu nejmenšího odporu. A dokud nebudou nové metody tak obecně známé, jako je e-mail, budou se prosazovat jen v omezené míře. A ti, kteří je ovládnou, získají konkurenční výhodu. Ovšem jen do té chvíle, než budou muset projít svůj inbox, aby do dokumentu zanesli změny e-mailnuté zákazníkem.

Autor:




Hlavní zprávy

Další z rubriky

Problémy služby Outlook.com
Microsoft měl problémy s Outlookem

Nedostupnost a výpadky služby Outlook.com sužovaly během večerních a nočních hodin řadu uživatelů.  celý článek

Ilustrační foto
Velký únik. Údaje poloviny Američanů jsou zřejmě na prodej

Tento měsíc došlo v USA po napadení společnosti Equifax k úniku soukromých dat až 143 milionů lidí. Není to sice největší únik v dějinách, ale dost možná je...  celý článek

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.