V posledních letech, kdy finanční prostředky investované do IT stále rostou, je třeba se lépe zamýšlet nad jejich efektivním využíváním. IT oddělení se stávají nenasytným žroutem rozpočtů, z nichž se finančním ředitelům točí hlava. Jsou tyto investice oprávněné? Jak bychom měli optimalizovat náklady do IT? IT oddělení není pouhou technickou podporou. Nároky na řízení IT oddělení jsou odlišné u malé firmy čítající pár desítek zaměstnanců a u nadnárodní korporace s tisíci zaměstnanci v různých částech světa. Nicméně obecné principy, podle kterých by firma měla postupovat, jsou v obou případech velmi podobné.
V první řadě je důležité si uvědomit, že IT oddělení není ve firmě pouze na údržbu počítačů a jeho softwaru, ale musí plnit především podpůrnou úlohu v aktivitách celé firmy. Firma je sdružením mnoha procesů. Moderní technologie mají za úkol je zjednodušit, zautomatizovat a zefektivnit takovým způsobem, aby se mohla firma dobře rozvíjet, zvyšovat produktivitu, optimalizovala čas pracovníků. Z těchto důvodů je třeba posuzovat náklady do IT stejným způsobem jako do marketingu, výroby, či jiných činnosti.
IT šéf jako klíč k úspěchu
Základem efektivního fungování IT oddělení je výběr správného člověka do vedení. Jaký by takový člověk měl být, co by měl znát a umět? Je lepší si vybrat IT profesionála nebo managera?
Technolog
Pokud se vám podaří najít si do čela tohoto oddělení špičkového IT technologa, jste na půl cesty k naprosto nesmyslnému využívání prostředků. Tito lidé skvěle rozumí všemu, co se v IT děje, horší to však bývá jak s vedením lidí, tak s chápáním toho, jak efektivně uskutečňovat cíle firmy prostřednictvím IT. Důležitý není jen výběr nejvýhodnějšího konkrétního produktu, či služby, ale hlavně to, jak a jestli vůbec určitý produkt, či služba poslouží skutečným potřebám firmy.
Manager
Situace s klasickými managery je problematická zase z druhé strany. Tento člověk je většinou schopen kvalitně řídit lidi, i prezentovat svoji práci vedení, ale už málokdy dokáže firmu udržet v dostatečně rychlém technologickém vývoji. Situace pak většinou končí tím, že je top management spokojen s vydáváním investic a na první pohled se zdá, že se daří plnit i cíle. Bohužel však během dvou až tří let začnete zjišťovat, že vám přestaly chodit e-maily, trvale neběží fakturační systém a zákazník se na váš helpdesk dovolá jen jednou ze tří pokusů. Zpravidla to končí kompletním reinženýringem IT a obrovskými náklady na přebudování celých systémů.
Ideální vedoucí
Definovat ideálního vedoucího se může zdát prakticky nemožné. Každá organizace má přece jiné potřeby a jiné cíle. Přesto se pokusím shrnout obecné vlastnosti, které by měl mít.
· Výhodné je zaměstnat někoho, kdo pracoval v IT firmě. Ví, jak to chodí na druhé strany barikády, což mu výrazně zjednoduší vyjednávání s dodavateli.
· Je nutné, aby měl zkušenosti s vedením lidí, nebo k tomu měl předpoklady.
· Musí být schopen chápat cíle celé organizace. Osobně bych doporučoval najímat jej jako součást top managementu firmy.
· Najměte spíše týmového hráče než managera střelce.
Pozor na novinky
Svět IT je naprosto nepřekonatelný tím, jak rychle je schopen plodit technologické a názvové novinky a přesvědčit vás, že bez nich vaše moderní a dynamické firma nemůže obstát. Názvy jako CRM, SCM, ERP, Call Centrum, atd. slibují mnohé. Buďte však opatrní. Vždy začněte u skutečných potřeb firmy. Potřebovali byste v příštím roce podpořit systém a organizaci prodeje? Pak teprve začněte uvažovat o CRM, případně jeho výběru. Nikdy nekupujte nic jen proto, že to má vaše konkurence. Vaše společnost muže mít kulturu a organizaci podnikání zcela jinou a nemusí tento systém vůbec potřebovat.
Nesyslete si informace a nakupujte rozumně IT zasahuje do většiny jiných oddělení a příslušný manager musí vědět, co tato oddělení potřebují, jak fungují a jaký mají na věci názor. Pokud nebudete dávat IT managerovi dostatek informací o tom jak firma funguje, kam se ubírá, jaké jsou její cíle, nikdy nemůže svou práci dělat dobře.
Vždy než podepíšete nějakou objednávku na nový HW, SW, či systém, zamyslete se nad tím, zda to opravdu potřebujete. Není možné, aby na jednom HW běžely dva systémy? Není náhodou zamýšlená SW licence zaměstnanci sice velmi žádaná, ale ve skutečnosti ji použijí jednou za rok? Nechce daný člověk tuto technickou novinku jen pro to, že ji má jeho kolega?
Jistě by bylo příjemné, aby všichni zaměstnanci měli notebooky a LCD monitory, ale k čemu?
Nebylo by lepší zavést nový systém, který ušetří každému z nich 3 % jeho času? Kolik byste na tom pak vydělali? To jsou otázky, které si nikdy nezapomeňte položit.
Outsourcing často pomůže
O outsourcingu (zajišťování funkcí firmy pomocí externího dodavatele) se dnes hodně mluví. Je určitě jednou z cest k optimalizaci nákladů do IT. Není však cestou jedinou a samospasitelnou. Outsourcovat nosné procesy, na kterých přímo stojí vaše podnikání, je značně rizikové. Co když daná firma zkrachuje? Nebo ji opustí klíčoví zaměstnanci? Zůstane vám důmyslný systém například na fakturaci, ale nikdo, kdo by jej uměl spravovat. Pro společnost, která denně vydává faktury v řádu milionů korun, jde o doslova smrtelnou ránu. Navíc výběr takového dodavatele, kterému svěříte celý váš interní systém, je téměř neřešitelný úkol.
Na druhou stranu extrémní velikost vlastního IT oddělení je také na škodu. Zpravidla vede k plýtvání penězi na interní zdroje a také není možné udržet kvalifikaci vašich lidí na stejné úrovni, jakou mají IT firmy.
Pro doplnění jeden konkrétní příklad výhodného outsourcingu. V době, kdy kvalitní PC vydrží funkčností maximálně dva roky, je neekonomické si ho pořizovat. Výhodnější je najmou si firmu, která vám obstará veškeré osobní počítače, včetně servisu a garantované výměny při poruše. K čemu mít ve firmě majetek, který ve vteřině, kdy jste ho koupili, ztratil 30 % hodnoty a do dvou let ho prodáte maximálně za 10 % - 20 % ceny?
Shrnutí na závěr
A) IT oddělení je pro firmu stejně důležité jako obchod či výroba.
B) Vyberte si kvalitního člověka pro jeho vedení.
C) Dejte mu informace a odpovědnost.
D) Kontrolujte jej v efektivním využíváním prostředků.
E) Používejte outsourcing, ale ne přehnaně.
F) Nechtějte po vašem IT, aby bylo technicky stejně dobré jako firmy, které se tím zabývají.
Druhá část bude věnována rolím IT. K čemu mají sloužit? Jak IT překonávají stará pravidla? Jak se IT podílejí na změnách firemních procesů? To vše vztáhnuto k racionálnímu využívání prostředků na jejich nákup.
Autor je výkonným ředitelem společnosti ET NETERA s.r.o., která dodává e-businnes řešení
