Rozhodovací proces
V rámci výběru vhodného systému je vhodné používat alespoň základní rozhodovací nástroje. V první fázi je vhodné aplikovat na sadu kandidátů prvotní filtrační kritéria, další rozhodování pak podpořit např. rozhodovací maticí.
Prvotní výběr provádíme už při hledání vhodných kandidátů a to podle kritérií, které jsou pevné a nelze z nich slevit. Typickým příkladem takového kritéria je rozpočet (nebudeme dále vyhodnocovat systém, který je evidentně dražší), nebo platforma, na které musí být systém provozován. Stejně tak mohou posloužit další kritéria, která jsou natolik zásadní, že bez jejich splnění nelze systém používat. Tato jednoduchá kritéria není nutné si nějak sepisovat, většinou děláme podobný "průřez" z hlavy. V případě složitějších kritérií nebo jejich kombinací je žádoucí si i jednotlivé výsledky graficky znázornit (např. do tabulky nebo formou stromu).
Pro rozhodování o vhodném systému můžeme použít např. rozhodovací matici. Její základní tvar může vypadat např. takto.
|
Požadovaná vlastnost |
Váha |
Řešení 1 |
Řešení 2 |
Řešení 3 |
|
Vlastnost 1 |
1 |
80% |
90% |
75% |
|
Vlastnost 2 |
0,8 |
100% |
0% |
50% |
|
... |
|
|
|
|
|
Celkem |
|
1,6 |
0,9 |
1,15 |
V prvním sloupci je výčet všech požadovaných vlastností. Tento výčet by měl být dostatečně kompletní a specifický, aby se daly např. určit procenta, na kolik dané řešení tuto vlastnost má nebo nemá. Dalším důležitým sloupcem je váha, která udává, nakolik je pro nás požadovaná vlastnost klíčová (u "nice-to-have" vlastností by váha měla být téměř nulová, aby negativně neovlivňovala rozhodování, naopak klíčové vlastnosti, bez kterých nemá použití smysl by měly mít hodnotu blízkou jedničce - nebo i vyšší - dle důležitosti). V dalších sloupcích jsou uvedené podíly, na kolik dané řešení splňuje požadovanou vlastnost. Tyto hodnoty jsou násobeny vahou a sečteny pro každé řešení zvlášť. Pak už bývá jednoduché vybrat ty, které např. má cenu testovat v pilotním provozu.
Vlastnosti je vhodné seskupit pro přehlednost do několika skupin. S hlediska výběru informačního systému doporučuji nezapomenout na následující.
- podpora češtiny, popř. více jazykových verzí
- české prostředí
- možnost pracovat s daty/dokumenty v českém kódování
- podpora českého třídění a vyhledávání (problémy dělají zejména některá písmena s diakritikou - Š Č Ž, apod. písmeno 'ch', převody mezi malými a velkými písmeny a další)
- zápis datumu ve formátu dd.mm.yyyy
- uživatelské prostředí
- webová aplikace (stačí prohlížeč) / standalone aplikace
- lokální / síťový provoz (možnost práce z libovolné stanice v síti)
- možnost personalizace
- rozhraní
- podpora pro import / export (např. v XML formátu)
- možnost napojení na další systémy
- technická podpora
- úroveň dokumentace - technická, uživatelská, apod.
- dostupnost technické podpory (způsob kontaktu, garantovaná reakční doba, apod.)
- provoz a výkon
- požadavky na HW, SW (např. kompatibilita se stávajícími operačními systémy)
- výkon / odezva aplikace (např. dle plánovaného objemu dat a počtu uživatelů)
- nároky na administraci
- podpora zálohování
- platforma a možnosti dalšího rozšíření
- vlastní znalosti použité platformy / technologií
- možnost dalšího rozvoje
- perspektivy dalšího rozvoje produktu ze strany dodavatele
- bezpečnost
- aplikační (uživatelé, role, ACL, apod.)
- systémová (šifrování, zabezpečení na filesystému, apod.)
- cena
- licence server, klienti
- technická podpora
- nutnost školení, popř. konzultací výrobce / prodejce
- update / upgrade
Výsledkem by měla být prezentace nalezeného řešení pracovní skupině a návazné kroky nutné pro plné nasazení ve firmě (pokud se vrátím k příkladu z minulého dílu, bude IT manažer prezentovat nalezené řešení pro systematické zadávání a kontrolu úkolů).
U složitějších systémů nebo tam, kde je zpracování dat z rozhodování předurčeno strojům, bývá výhodné použít např. rozhodovací stromy. Případným zájemcům o tuto problematiku doporučuji podrobné studium rozhodovacích procesů, v tomto článku na to pochopitelně není prostor.
Provoz systému a jeho záloha
Jakmile je systém v provozu, je pochopitelně nutné se postarat o jeho řádný chod a zálohování. Každý IT manažer by měl být schopen spočítat, jak velké je riziko výpadku důležitého systému, resp. o jaké prostředky může firma přijít v případě, kdy systém nebude fungovat korektně či vůbec. Z takového čísla pak vyplývají např. i doporučení pro investice do technické podpory s garantovanou dobou odezvy, či do záložního řešení. Důraz by měl být kladen také na řádné zabezpečení systému – a to jak proti vnějším útokům, tak i uvnitř firmy – např. pečlivým nastavením přístupových práv. Ne vždy jsou totiž informace v systému vložené určené všem zaměstnancům.
Outsourcing
To je dnes poměrně moderní slovo. Prakticky všechny výše uvedené postupy lze z pohledy firmy nechat zpracovat třetí stranou: počínaje analýzou procesů a potřeb, přes vlastní implementaci požadovaného systému až po jeho provoz a správu. Záleží jen na konkrétním problému a požadavcích firmy. U některých typů řešení může být výhodnější je např. provozovat formou ASP modelu než vlastními prostředky. U mission-critical aplikací, tj. u takových, na jejichž správném fungování je závislý řádný chod firmy, bych ale doporučil raději volit bezpečnější variantu a provozovat ji tvz. „inhouse“.
Autor pracuje jako Development Manager ve společnosti Et netera, dodávající e-business řešení.
