Není to tak dlouho, co jsme se věnovali tipům pro pohodlnější práci s bezplatnou e-mailovou službu Gmail od Googlu. Nyní se budeme věnovat jeho zdatném konkurentovi – Outlooku.
V obou případech jde o těžké váhy v e-mailovém světě. Zatímco po celém světě má Gmail 1,5 miliardy uživatelů, Outlook potom 400 milionů uživatelů. Yahoo Mail, další oblíbená e-mailová služba, je na třetím místě s více než 200 miliony uživatelů.
Outlook není jen e-mailová služba, ale protože je také součástí kancelářského balíku Microsoft 365, umí toho mnohem více. Chcete-li využívat základní služby, je stejně jako Gmail zdarma – k dispozici je jako webová služba (tzv. OWA nebo Web App), lze ji připojit k e-mailovému klientovi či používat v mobilu formou appky. Outlook nejenže odesílá a přijímá e-maily, ale také obsahuje kalendář, kontakty a schopnost spravovat úkoly. Historie Outlooku sahá daleko, ale v případě webové verze se za start považuje rok 2012, kdy se začalo využívat doménové jméno @outlook.com. Vyházel z e-mailové služby, kterou Microsoft koupil v roce 1997.
1. Ukliďte si a nastavte automatická pravidla
Pokud chcete zefektivnit používání e-mailu, měl by váš první krok vést k tomu, abyste začali používat složky. Pokud to budete dělat zpětně, může to být trochu obtížnější, ale stále to bude mít smysl. Snadno navigovatelný systém složek vás navíc bude motivovat k tomu, abyste se s každým e-mailem vypořádali jakmile dorazí místo toho, abyste ho neustále odkládali na později.
Pro tento účel slouží tlačítko „Přesunout do“ na nástrojové liště. Díky němu můžete složky nejen prohledávat, ale také je vytvářet, a především nechat funkci zautomatizovat. Tedy například vybrat jednu z voleb – přesunout všechny zprávy z doručené složky, přesunout ty, co tam jsou, + i ty budoucí, vždy zachovat v doručené složce poslední e-mail od odesílatele nebo přesunout e-maily starší než 10 dní.
2. Využijte e-mailové šablony
Člověk je líný tvor, snaží se tak často o ulehčení práce. Proč si ji tedy neusnadnit i v Outlooku? Pokud tak zjistíte, že stále dokola vytváříte stejný druh e-mailu (nebo kousek jeho textu), potom si ho uložte do šablony. Při tvorbě nového e-mailu (ale třeba i odpovědi na stávající) klikněte dole v editoru na tři tečky a vyberte volbu My Templates.
Napravo se zobrazí doplněk Moje šablony umožňující vytvářet šablony, které můžete po kliknutí na Vložit šablonu přidat do svých zpráv. Několik jich je zde už přednastavených a nové si lze uložit tlačítkem Šablona. Pojmenujte je, přidejte popis a uložte.
3. Klávesové zkratky pro vyšší efektivitu
Ačkoliv v Outlooku budete nejčastěji používat klávesnici, nevyhnete se ani myši. Ta se hodí nejen pro tvorbu nového e-mailu, odeslání atd., ale případně i pro další akce. Avšak ne vždy vás neustálé přepínání mezi myší a klávesnicí musí zpomalit. Stačí, když se naučíte několik základních zkratek. V následujících případech jsou klávesové zkratky dobrou alternativou k ovládání klávesnicí. Zde jsou čtyři nejoblíbenější:
N – tvorba nového e-mailu
Ctrl + Enter – odeslání e-mailu
E – přesunutí e-mailu do archívu
R – odpovědět na e-mail
Shift + F – přeposlat e-mail
Ctrl + S – uložit koncept
Ctrl + A – vybrat všechny e-maily
Tip Celý seznam zkratek můžete zobrazit klávesovou zkratkou Shift + ? nebo je najdete zde.  |
4. Napište zprávu hned, odešlete ji později
Chcete-li vytvořit zprávu hned, ale potřebujete ji poslat později, nemusíte ji nechat ležet v konceptech. Dokonce už nemusíte mít ani v hlavně, že ji potřebujete později odeslat. Pokud při její kompilaci v editoru dole namísto tlačítka Odeslat kliknete na šipku, otevře se menu, kde si můžete vybrat volbu Poslat později.
Otevře se dialogové okno a vy prostřednictvím kalendáře vyberte požadovaný datum a čas odeslání. Potom dvakrát klikněte na tlačítko Poslat. A mimochodem, jistě jste si všimli, že rozepsané e-maily se zobrazují na spodní liště, tak je zbytečně nehledejte v konceptech.
5. Automatický překlad e-mailů
Velkou pomocí pro všechny, kterým chodí e-maily v jiném jazyce, je možnost nechat je automaticky překládat. Pokud tak doputuje e-mail do schránky a vy ho otevřete, bez dalšího klikání uvidíte jeho přeloženou verzi. Toto povolíte tak, že přejdete do nastavení (vpravo nahoře klikněte na ozubené kolo, zcela dole zvolte Zobrazit všechna nastavení Outlooku), v novém okně vlevo zvolte záložku Pošta a na pravé straně klikněte na volbu Zpracování zpráv.
Níže najdete část Překlad. Zde máte možnost nechat e-maily automaticky překládat, nepřekládat nebo nastavit, abyste byli dotázáni. Níže máte možnost předkonfigurovat, do jakého jazyka se budou zprávy překládat a ze kterých je případně nepřekládat.
6. Zrušit odeslání e-mailu
Toto je možná jedna z nejlepších a nejužitečnějších funkcí aplikace Outlook. Umožňuje totiž nastavit si zpožděné odeslání neboli nastavit to, že po kliknutí na tlačítko Odeslat nedojde k odeslání e-mailu hned, ale po nastavené době. Přejděte do nastavení a v dialogovém okně potom vyberte záložku Pošta a na pravé straně Psaní a odpovídání. Ve spodní části okna najděte volbu Zrušit odesílání.
Zde můžete vybrat interval 5 nebo 10 sekund, během kterého lze odeslání e-mailu vzít zpět. To by měl být dostatek času k tomu, kdybyste si odeslání e-mailu rozmysleli. Nezapomeňte nastavené dole uložit tlačítkem Uložit. Když nyní budete psát nový e-mail a kliknete na tlačítko Poslat, dole vlevo se zobrazí dialogové okno, kde prostřednictvím volby Zpět můžete odeslání e-mailu zastavit.
7. Odložení a seskupování e-mailů do konverzací
Dobrou funkcí je i možnost e-maily odložit, tedy nechat přesunout do stejnojmenné složky na nějakou dobu (najdete ji vlevo ve stromové struktuře). Otevřete e-mail, klikněte na nástrojové liště nahoře na ikonu hodin s popisem Odložit. Otevře se kalendář a vy si vyberte čas, do kdy chcete e-mail odložit. Jakmile doba nastane, e-mail se zobrazí a vy o tom dostanete informaci.
Outlooku ve výchozím nastavení nabízí zobrazování e-mailů v konverzacích. Pokud by vám toto nevyhovovalo, lze to zcela deaktivovat nebo částečně upravit podle svých preferencí. Zatímco dříve bylo nastavení dostupné z jiného místa, dnes pro změnu klikněte na ozubené kolo a v menu rychlých voleb konfigurací najděte část Zobrazení konverzací. Zde máte možnost nechat konverzace zobrazovat od nejnovějších, od nejstarších nebo funkcionalitu vypnout.
8. Sdílejte kalendář
Kliknutím na ikonu Kalendář v dolní levé části obrazovky se přepnete do zobrazení kalendáře. Outlook integruje a usnadňuje přístup k poště, kalendáři a kontaktům najednou prostřednictvím jedné obrazovky. Vyberte kalendář, který chcete sdílet, a klikněte na tlačítko Sdílet v pravém horním rohu obrazovky.
Nyní již pouze vložte e-mailovou adresu, s kým ho chcete sdílet, a odešlete. E-mail se přiřadí a vy máte možnost u něj nastavit, zda uživatel bude moci kalendář pouze vidět, nebo do něj také zasahovat – upravovat ho. Jakmile nastavíte, klikněte na Sdílet. Na tomto místě máte možnost oprávnění uživatelů sdíleného kalendáře kdykoliv měnit.
9. Upozornění na e-maily, i když Outlook není spuštěn
Ne zřídka se nám stává, že čekáme důležitý e-mail, a přitom zapomeneme otevřít webovou stránku se službou Outlook (elektronickou poštu). Pokud ji máme otevřenou, tak se v případě nového e-mailu objeví v záhlaví karty u ikony červená tečka.
Letmým pohledem tak lze zjistit, že přišel nový e-mail. Abyste nemuseli mít službu stále otevřenou, a navíc se strachovat, že tuto notifikaci snadno přehlédnete, stačí si aktivovat malou pomůcku. Klikněte na ozubené kolo a přepněte volbu Oznámení na ploše na zapnuto. V internetovém prohlížeči je ještě zapotřebí povolit zobrazování zpráv a je hotovo.
10. Tvořte skupiny kontaktů
V Outlooku existují tzv. skupiny kontaktů. Ty vám umožní poslat stejný e-mail skupině lidí jediným kliknutím. Například členové rodiny nebo týmu tak mohou dostat zprávu, a přitom nemusíte zadávat jejich e-maily jednotlivě. Na levém postranním panelu přejděte do dolní části a klikněte u záznamu Skupiny na tři tečky a následně vyberte Nová skupina.
Zadejte její název, přidejte popis a klikněte na Vytvořit. Nyní do skupiny můžete přidat všechny své kontakty na členy rodiny na další stránce. Po zadání každého jména klikněte na tlačítko Přidat. Kontakty, které jsou již uloženy ve Outlooku, se zobrazí automaticky. Jakmile vytvoříte skupinu, nemůžete změnit její název.
Každá skupina obdrží své vlastní jedinečné e-mailové ID (e-mailovou schránku), které lze použít k přeposílání veškeré korespondence. Skupiny lze nastavit na veřejné nebo soukromé. Ostatní členové nebudou moci zobrazit, co se děje uvnitř skupiny, pokud je nastavena jako soukromá. Každá skupina bude mít své vlastní e-maily, přílohy a další data, která budou ke skupině přidružena.
