Proč ještě nefakturujete elektronicky?

Drtivá většina v současnosti vydávaných faktur vzniká na počítači. Většina z nich je však vytištěna, zabalena a odeslána zákazníkovi. Ten data z došlé faktury znovu vloží do počítače. Jak dostat ten „papírový“ mezičlánek z oběhu pryč?

V době, kdy má snad každá firma svůj e-mail, kdy je možno elektronickou cestou provést objednávku a kdy lze využít elektronického placení některých daní, by se mohlo zdát, že zasílání faktur v papírové podobě poštou je již přežitkem. Podle zjištění sdružení SPIS je však elektronické fakturování samozřejmé jen pro 17 % oslovených firem. Elektronická fakturace je normální Sdružení pro informační společnost (SPIS) je organizace, která sdružuje 50 významných podnikatelských subjektů. Toto sdružení se dlouhodobě snaží zvýšit povědomí o moderních informačních technologiích pro zefektivnění státní správy a zvýšení konkurenceschopnosti českých podniků. Právě tato organizace vytvořila pracovní skupinu s označením „Normální je fakturovat elektronicky“. Tento projekt měl připravit jednotná pravidla elektronické fakturace. V další fázi, která právě začala, se bude SPIS snažit ukázat veřejnosti, že elektronická faktura může být plnohodnotným daňovým dokladem. „Základním přínosem elektronické fakturace je možnost plné automatizace elektronických dokladů,“ říká Jan Petr, který je vedoucím pracovní skupiny. A doplňuje výhody elektronické fakturace: „Kromě úspory lidské práce a úspory nákladů na poštovné je důležitou výhodou i zamezení vzniku chyb. To následně podstatně zpřesní vedení účetnictví i likvidaci faktur. Nezanedbatelným přínosem je také ekologický aspekt, neboť dochází k úspoře papíru.“ Umožňují zákony fakturovat elektronicky? V současné době nic nebrání tomu, aby si firmy čile vyměňovaly faktury elektronicky. Legislativa v České republice použití faktur v elektronické podobě dovoluje. V novele zákona o účetnictví s platností od roku 2002 došlo ke zrovnoprávnění elektronického způsobu záznamu s písemnou formou. Musí však být zaručena hodnověrnost takového elektronického dokladu a ochrana proti jeho pozměnění po vytvoření. I v letošní novele zákona o DPH je za daňový doklad považován také dokument převedený do elektronické podoby. Také Evropské unie, jíž budeme za několik měsíců členy, elektronickou fakturaci podporuje. Dokonce do té míry, že by všechny členské státy měly od 1.1. 2004 povinnost přijímat elektronické faktury.

Jaké podmínky je podle SPIS při elektronické fakturaci třeba zajistit?

• Hodnověrnost a integrita dokladu – to by mělo zamezit podobným praktikám, jako je vystavování fiktivních faktur, které pak mohou být zneužívány například pro snížení daňového základu nebo k žádosti o odpočet DPH. Měla by také být zajištěna maximální možná obrana proti pozměňování již vydaného elektronického dokladu. V opačném případě se může stát, že si příjemce „upraví“ částky na faktuře podle své vůle. V těchto by měl pomoci elektronický podpis ve spojení s tzv. časovou značkou.

• Komunikace – na každý doklad v elektronické podobě, který příjemce dostane, by měl odesílateli odpovědět potvrzením příjmu. Nemůže tak dojít například k problémům se splatností. A podobně by to mělo fungovat i naopak. Tedy příjemce by měl získat nějakou záruku, že elektronický doklad odesílatel nezapře. I tyto dva případy většinou pojistí elektronický podpis a časová značka.

• Možnost archivace – ta by měla být umožněna včetně platných certifikátů, které však mají omezenou platnost. Proto by odpovědní pracovníci neměli zapomenout i na archivaci aktuální verze klíče.

• Převoditelnost do čitelné podoby – formát souboru s elektronickým dokumentem by měl odpovídat některému standardu. To proto, aby při poruše stroje, který by případně speciální formát jako jediný dokázal zobrazit či upravit pro tisk, zůstaly i jiné možnosti zobrazení.

Mohlo by se tedy zdát, že elektronická fakturace má volné pole působnosti a může se bez problémů šířit. Bohužel tomu tak není. Patrně největší překážka tkví ve stereotypním myšlení lidí, kteří s fakturami pracují, a problémy také mohou nastat s finančními úřady. Zdaleka ne všichni berní úředníci totiž mají pro elektronickou formu dokladů pochopení. Zde by však měla pomoci připravované směrnice.

Problém je však i s několikerým výkladem definice přípustných elektronických dokladů. Ministerstvo financí připouští existenci elektronických dokladů, pokud jsou zajištěny všechny technické podmínky. Ty však nejsou nijak definovány. Na pomoc musí přijít Zákon o elektronickém podpisu, který umožňuje nahradit ruční podpis elektronickým. A co dále? Nyní čeká příznivce elektronických dokumentů jeden z nejdůležitějších okamžiků. Pokud se jim podaří přesvědčit o výhodách elektronické fakturace dostatečné množství subjektů, přizpůsobí se i státní správa. Především však radikálně vzroste počet firem a organizací, které budou schopny zcela přejít na tento způsob fakturace a využít tak jejích dalších výhod. Úspory finanční a časové totiž neplynou pouze z toho, že nebude potřeba vytvářet a zpracovávat papírové dokumenty, ale i z jejich skladování, které u větších firem, které pracují pouze s papírovými dokumenty, může tvořit poměrně vysoké náklady. Dá se také předpokládat, že se dříve či později objeví standardizovaný formát elektronické faktury, na kterém se shodnou tvůrci podnikových a účetních systémů, aby jej implementovaly do software. Tento formát posune proces automatizace ještě dále.