Informační systémy a informační technologie (IS/IT) se v posledních letech staly jedním z nejvýznamnějších zdrojů hospodářských organizací. Ty vynakládají v posledních letech na IS/IT vysoké finanční částky. S růstem významu IS/IT roste i význam kvality řízení IS/IT hospodářské organizace.
Návrh architektury informačního systému, realizace jednotlivých stavebních kamenů této architektury formou informatických projektů, údržba a provoz jednotlivých aplikacích jsou činnosti, které jsou velmi náročné jak na kvalifikaci pracovníků, tak na celkový objem lidských a finančních zdrojů. Pro mnohé hospodářské organizace se ukazuje jako finančně a personálně neúnosné nebo dokonce zcela nemožné, aby si všechny činnosti související s vývojem, provozem a údržbou IS/IT zajišťovaly vlastními silami. Snaží se proto vytěsnit některé nebo většinu těchto činností mimo podnik - na externí dodavatele komponent a služeb IS/IT. Jinými slovy snaží se realizovat outsourcing.
Jde-li podnik cestou outsourcingu, naráží na řadu netriviálních otázek, jako například: které funkční oblasti nebo činnosti je možné vytěsnit, aniž by se podnik stal neúnosně závislým na externích dodavatelích; které činnosti je nejvhodnější vytěsnit s ohledem na celkové ekonomické efekty IS/IT, jak řešit systémovou integraci v podmínkách širokého spektra externích dodavatelů atd.
Outsourcing je přístup hojně používaný firmami v Severní Americe a v Asii, ne už tak v konzervativní Evropě. I v české komerční praxi je tento termín používán často mlhavě.
Důvody pro outsourcing
Nyní budeme analyzovat důvody outsourcingu a v souvislosti s tím objasníme možnost použití outsourcingu jako nástroje ke splnění určitých (v kontextu dále uvedených) podnikových cílů.
Z logiky věci vyplývají následující čtyři základní oblasti důvodů outsourcingu, které se v konkrétních jednotlivých případech prolínají. Jsou to oblasti:
- konkurenční,
- věcná,
- finanční,
- organizační.
Konkurenční důvody jsou výsostně strategické. Jedná se o zaměření na získání konkurenční výhody, náskoku nad konkurencí. Rozhodování v této oblasti je založeno politicko-strategicky, tedy bez hodnocení krátkodobých přínosů rozhodnutí.
Věcné důvody se týkají zdokonalení v oblasti hlavní činnosti. Outsourcing zajišťuje přístup ke zdrojům potřebným pro rozvoj hlavní oblasti na vysoké úrovni. Většinou jde o rozvoj, v některých případech však může být věcným důvodem udržení tradice nebo dokonce pouhé přežití.
Finanční důvody jsou snížení nákladů a/nebo zvýšení výnosů. Finance (náklady) jsou, spíše než důvodem k outsourcingu, rozhodovacím nebo hodnotícím faktorem outsourcingu.
Z organizačního hlediska jde především o zjednodušení manažerské práce a zploštění organizační struktury podniku. To souvisí s rostoucí specializací podniku, pracovníků, ale i středního managementu.
Podle sérií studií, které proběhly od roku 1991 do konce roku 1995, definoval The Outsourcing Institute deset nejčastějších podnikových důvodů outsourcingu a potenciální výhody, které uvedenými cestami mohou být získány. Důvody zde uvádíme v pořadí podle jejich strategické důležitosti a zároveň podle míry jejich úspěšnosti. Prvních pět důvodů je strategických,dlouhodobých, další jsou zaměřeny na krátkodobé přínosy:
- soustředění na hlavní činnost podniku,
- přístup k možnostem a schopnostem na světové úrovni,
- rozšíření přínosů restrukturalizace,
- zvýšení pružnosti zdrojů (snadněji se přizpůsobuje změnám objemu a frekvence - při zmenšení nezůstávají vysoké fixní náklady)
- standardizace řešení IS/IT (např. při tvorbě holdingů) zajištěním jednoho poskytovatele celosvětově,
- sdílení rizik,
- uvolnění zdrojů pro jiné účely,
- uvolnění kapitálových prostředků,
- přísun peněz,
- snížení operativních nákladů,
- předvídatelné náklady a kontrolovatelné výdaje na danou oblast,
- zdroje nejsou dostupné interně (např. při přestěhování do jiné lokality),
- některé činnosti jsou těžko ovladatelné nebo zcela mimo kontrolu,
- podnik nedisponuje dostatečnými lidskými zdroji pro řízení funkční oblasti (outsourcing řízení funkční oblasti).
Proces outsourcingu
Outsourcing jako proces se realizuje prostřednictvím projektu. Outsourcingový projekt je závislý na funkční oblasti, na dosavadním řešení funkční oblasti a na typu smluvního, vlastnického (nebo potenciálního) vztahu poskytovatele a zadavatele. Jeho průběh je vždy velmi specifický.
Vzhledem ke strategickému významu rozhodnutí o outsourcingu je vhodné, aby podnik sám vypracoval detailní projekt a metodiku. Samozřejmě je obvyklé, že nebude podnik na projektu outsourcingu pracovat pouze interně. Může vypracování projektu sdílet se specializovanou konzultační firmou. Pak jde vlastně o outsourcing outsourcingu.
Jako nástin metodiky outsourcingu zde uvádíme rozdělení procesu outsourcingu do šesti separátních fází:
- strategická analýza funkčních oblastí,
- určení funkčních oblastí, které budou vytěsněny,
- definice rozhraní “podnik - poskytovatel” a definice požadavků na poskytovatele,
- výběr poskytovatelů,
- transformace,
- řízení vztahu.
Výhody a nevýhody Outsourcingu
